Matriz de Autorização: flexibilidade e segurança para aprovar transações

Quem gerencia as finanças de uma empresa sabe que, muitas vezes, a hierarquia do sistema bancário não reflete exatamente a realidade do dia a dia do negócio. Em muitos contratos sociais, é necessário que um sócio (Master) assine em conjunto com um gerente financeiro (Secundário), por exemplo.

No modelo tradicional, isso gerava burocracia, exigindo até a criação de cadastros duplicados. Para resolver isso e dar autonomia total ao cliente, existe a Matriz de Autorização Santander.

Neste artigo, vamos explicar de forma didática o que é essa ferramenta, como ela substitui o modelo padrão e quais as vantagens para a gestão do seu negócio. Acompanhe:

O que é a Matriz de Autorização?

A Matriz de Autorização é uma ferramenta de gestão que oferece autonomia total para sua empresa configurar as regras de aprovação de transações nos canais digitais (Internet Banking e App Empresas). Ela funciona como um espelho digital do contrato social ou estatuto do seu negócio oferecendo mais liberdade para criar "perfis de autorização" e desenhar combinações específicas.

Na prática, você configura no sistema exatamente quem deve assinar com quem (como um Diretor com um Gerente, ou dois Sócios específicos) e define o limite de valor (alçada) permitido para cada uma dessas duplas, garantindo que o fluxo financeiro respeite as normas de compliance da sua empresa.

Qual a diferença entre o Modelo Padrão e a Matriz?

A principal vantagem da Matriz de Autorização é mais autonomia para personalizar a gestão. Enquanto o modelo tradicional segue uma estrutura rígida, a Matriz permite que o sistema se adapte à realidade do seu contrato social, diminuindo travas operacionais.

Para entender melhor esse ganho de flexibilidade, veja o comparativo:

• Modelo Padrão (convencional): aqui, a aprovação é hierárquica. Usuários Master só aprovam com outros Master, e usuários Secundários só aprovam com Secundários. Assim, se você precisasse que um sócio aprovasse algo iniciado por um gerente, o processo poderia travar ou exigir "jeitinhos" operacionais;

• Matriz de Autorização: você cria as regras. É possível configurar um usuário Master para aprovar em conjunto com um Secundário, ou definir que o "Diretor A" assina com o "Gerente B", mas não com o "Gerente C", por exemplo.

Além disso, a Matriz elimina a necessidade de duplicar o CPF de um usuário para que ele tenha papéis diferentes, unificando tudo em um cadastro único e organizado.

Principais benefícios para sua empresa

Como você pôde perceber, a Matriz de Autorização Santander entrega personalização para a gestão dos seus acessos. Mas, para te ajudar a decidir se essa é a ferramenta ideal para o seu modelo de negócio, vale a pena olhar em detalhe cada ganho operacional. Confira algumas vantagens ao adotar esse modelo:

1. Fim das duplicidades de cadastro: no modelo antigo, para permitir aprovações mistas, muitas vezes era necessário criar dois logins para a mesma pessoa (duplicando o CPF). Com a Matriz, um único cadastro permite todas as combinações possíveis, mantendo sua base de usuários organizada;

2. Segurança e compliance: o sistema permite espelhar exatamente as regras do seu contrato social. Assim, você define quem aprova com quem e até qual valor, garantindo que nenhuma transação ocorra fora da alçada permitida pela empresa;

3. Agilidade na operação: a Matriz elimina os gargalos que geralmente existem no modelo padrão, onde um Master só podia aprovar com outro Master. Ao permitir combinações flexíveis (como um Diretor aprovando com um Gerente), o fluxo de pagamentos não trava por falta de assinaturas específicas;

4. Mais autonomia: sua empresa tem mais liberdade para configurar perfis, definir alçadas e criar combinações de aprovadores diretamente pelo Internet Banking, sem depender de intervenção externa.

Leia também: O que é e como funciona o Internet banking?

Como a Matriz funciona na prática?

A matriz de autorização funciona de forma inteligente: ela só permite aprovar uma transação se três condições forem atendidas ao mesmo tempo. Veja a seguir os detalhes sobre cada uma delas:

1. Perfil autorizador (quem pode autorizar)

Você define o que cada usuário pode fazer. É possível criar um perfil "Macro" (que aprova tudo) ou perfis segmentados (por exemplo: um perfil que só aprova pagamentos de fornecedores e outro exclusivo para folha de pagamento).

2. Conta ou convênio (onde a transação acontece)

Não basta ter o perfil; ele precisa estar vinculado à conta correta. Se um usuário tentar aprovar um Pix em uma conta onde ele não tem o perfil autorizador vinculado, a transação não será permitida.

3. Limite de alçada (quanto pode ser aprovado)

É o valor máximo permitido para aquela combinação de assinaturas. Se a dupla "Sócio + Gerente" tem uma alçada de R$50 mil, por exemplo, qualquer transação acima desse valor nem aparecerá para eles aprovarem.

Requisitos para utilizar a Matriz de Autorização

A Matriz de Autorização é uma ferramenta poderosa, mas exige uma estrutura mínima de governança para funcionar. Antes de solicitar a adesão, verifique se sua empresa atende aos quatro filtros obrigatórios:

• Dois Usuários Master ativos: é obrigatório ter pelo menos dois Masters no contrato para garantir a gestão e aprovação das configurações;

• Dupla assinatura obrigatória: na Matriz, todas as transações exigirão sempre duas assinaturas, independentemente do tipo de operação;

• Alçada única por perfil: o valor limite definido para um grupo vale para todas as transações associadas àquele perfil (como Pix, TED e Boletos, por exemplo);

• Gestão pelo Master: apenas os usuários Master podem criar, alterar ou excluir perfis e regras. Dessa forma, o Usuário Secundário participa das aprovações financeiras, mas não mexe nas configurações da Matriz.

Leia também: Gestão de Usuários IBPJ: autosserviço para sua empresa

Como fazer a adesão e configuração?

O processo de adesão à Matriz de Autorização Santander é seguro e feito em algumas etapas, que detalhamos a seguir:

1. Solicitação: caso sua empresa tenha interesse na adesão da ferramenta, entre em contato com seu gerente de relacionamento ou com a Central de Atendimento;

2. Adesão Digital: após a contratação, um termo de aditamento será gerado no Internet Banking. O representante legal deve imprimir, assinar e enviar para o banco liberar o acesso;

3. Configuração: com o contrato liberado, os usuários Master acessam o menu administrativo para criar os Perfis de Autorização e definir as combinações (quem assina com quem).

Dica: antes de começar a configurar no sistema, recomendamos desenhar sua estrutura de aprovações em uma planilha ou papel. Liste quem são os usuários, quais contas eles movimentam e qual o limite de valor para cada dupla. Isso facilita muito o cadastro na hora de usar a ferramenta!

Leia também: Otimize a gestão financeira do seu negócio com as maquininhas e o Conciliador Getnet

E se eu quiser cancelar a Matriz de Autorização Santander?

A flexibilidade da Matriz de Autorização também significa que você não fica "preso" a ela. A qualquer momento, sua empresa pode optar por cancelar a funcionalidade e retornar ao modelo convencional (Padrão), caso entenda que essa é a melhor opção para a sua estrutura atual. O processo de retorno é seguro e segue um fluxo simples:

1. Entre em contato com seu gerente de relacionamento ou com a Central de Atendimento para solicitar a alteração;

2. O sistema gerará automaticamente um novo termo de aditamento no Internet Banking (IBPJ);

3. Os representantes legais da empresa devem imprimir, assinar e enviar o documento ao Banco para validação.

Após a liberação, o contrato volta automaticamente ao modelo Padrão, restabelecendo a hierarquia tradicional onde Master aprova apenas com Master e Secundário com Secundário.

A Matriz de Autorização Santander foi criada para trazer mais simplicidade, personalização e controle para o seu dia a dia. Independentemente do modelo escolhido, o objetivo é garantir que a solução digital acompanhe o ritmo do seu negócio.

Quer continuar aprendendo sobre gestão eficiente e soluções digitais? Continue navegando pelo nosso blog e confira outros artigos sobre Seus Negócios!