Como emitir nota fiscal para MEI? Confira o passo a passo
Descubra como emitir sua nota fiscal MEI em poucos minutos, sem custo e sem certificado digital, direto pelo Portal Nacional da NFS-e ou pelo aplicativo.
Com o aumento do número de trabalhadores formalizados como Microempreendedor Individual no país, milhares de pessoas conquistaram o acesso ao registro empresarial e aos benefícios previdenciários, além da permissão para gerar a própria nota fiscal MEI.
Apesar de ser um procedimento simples e totalmente digital, empreendedores iniciantes encontram dúvidas no momento de faturar suas vendas e serviços prestados. A boa notícia é que o processo ficou mais direto. Hoje, a emissão de notas acontece em um portal nacional único, mantido pelo Governo Federal.
Quer entender as regras atualizadas e aprender o procedimento exato para manter sua empresa regularizada de forma tranquila? Acompanhe o conteúdo até o final e tire todas as suas dúvidas.
O que é nota fiscal MEI?
A nota fiscal é um documento com validade jurídica que registra a venda de um produto ou a prestação de um serviço entre uma empresa e o cliente. A emissão dela é obrigatória, funcionando como o comprovante da transação e servindo de base para trocas e devoluções. Além disso, ela ainda registra os tributos envolvidos na operação.
No caso do Microempreendedor Individual (MEI), a nota fiscal cumpre um papel extra: ela organiza o histórico do seu faturamento. Como o MEI tem um limite anual de receita, ter cada operação documentada ajuda você a acompanhar quanto já faturou e evita surpresas na hora da declaração anual.
Vale reforçar que emitir nota fiscal MEI é diferente de pagar imposto. O recolhimento acontece pelo DAS, a guia mensal com valor fixo. Logo, a nota é o registro da operação, e o DAS é a contribuição.
Leia também: O que é DAS MEI e como pagar
Quando o MEI precisa emitir nota fiscal?
Até o final de 2026, o MEI está dispensado de emitir nota quando vende produtos ou presta serviços para pessoa física, exceto se o próprio cliente solicitar o documento. Porém, com as regras da Reforma Tributária, a previsão é de que isso mude e a emissão de nota fiscal deve passar a ser obrigatória para todas as operações a partir de 1º de janeiro de 2027.
Já nas operações com pessoa jurídica, a emissão é e continuará sendo obrigatória. Sempre que outra empresa contrata o seu serviço ou compra o seu produto, a nota precisa ser gerada, porque aquele CNPJ vai usar o documento para registrar a despesa na contabilidade dele.
O que mudou na emissão de nota fiscal para MEI?
A principal mudança foi a unificação do sistema. Antes, cada município mantinha o próprio emissor de Nota Fiscal de Serviço Eletrônica (NFS-e), o que criava padrões diferentes de cidade para cidade.
Com o padrão nacional da NFS-e, o MEI passou a emitir esse documento em um único ambiente: o Portal da Nota Fiscal de Serviço eletrônica, disponível no gov.br. Os municípios vêm migrando gradualmente para esse modelo.
Outro ponto de atenção envolve o DANFSe, o documento que representa a nota em formato visual, aquele arquivo que você envia ao cliente. O layout do DANFSe recebeu ajustes técnicos, mas para quem emite pelo portal oficial a adequação acontece de forma automática.
Quais os tipos de nota fiscal para MEI?
Existem formatos diferentes conforme a natureza da operação. Entender cada um evita emissões equivocadas.
1. Nota Fiscal Avulsa (NFA) ou Nota Fiscal Avulsa Eletrônica (NFA-e)
Documento emitido de forma individual, indicado para quem realiza operações comerciais com pouca frequência. No entanto, nem todos os estados disponibilizam esse formato, e, com a Reforma Tributária, a tendência é que tanto a NFA quanto a NFA-e sejam descontinuadas em todo o país.
2. Nota Fiscal Eletrônica (NF-e)
A nota fiscal eletrônica é o documento emitido de forma digital pelo empreendedor que estiver credenciado pela Secretaria da Fazenda de cada Estado. Quem é MEI pode utilizar esse tipo de nota fiscal eletrônica, desde que cumpra requisitos permitidos.
3. Nota Fiscal de Serviço Eletrônica (NFS-e)
A NFS-e é o documento que comprova a prestação de serviços e é a mais utilizada por quem trabalha com mão de obra ou atividades intelectuais, como manicures, designers, eletricistas e consultores. Atualmente, a emissão acontece pelo Portal Nacional da NFS-e.
4. Nota Fiscal de Consumidor Eletrônica (NFC-e)
Ela é usada para registrar a venda direta ao consumidor final e foi criada para substituir o cupom fiscal, oferecendo uma alternativa totalmente eletrônica. De maneira prática, ela tomou o lugar da Nota Fiscal de Venda ao Consumidor, um modelo de nota que podia ser preenchido de forma manual.
O primeiro acesso ao Portal Nacional da NFS-e
Antes de emitir a nota fiscal MEI, é importante realizar alguns ajustes na configuração inicial da plataforma. Para realizar o seu primeiro acesso, a maneira mais prática é utilizar a sua conta gov.br, que exige o nível prata ou ouro.
Porém, também existem outros dois caminhos possíveis: o primeiro é por meio do certificado digital; e o segundo é efetuar o cadastramento da pessoa jurídica com login e senha. Nesse último caso, basta clicar na opção ‘Fazer primeiro acesso’, localizada na coluna ‘Acesso com usuário/senha’ da página do portal.
Nesse primeiro momento, é importante informar o seu CNPJ e alguns dados pessoais, como CPF e data de nascimento. Em seguida, acesse as configurações no topo direito da página e preencha os campos de e-mail e telefone. Por fim, no campo ‘Valor Aproximado dos Tributos’, selecione a opção ‘Não informar nenhum valor estimado para os tributos’.
Com essas configurações salvas, você já pode acessar o Emissor de NFS-e. No caso de quem é MEI, é importante cadastrar os principais serviços prestados na aba de ‘Favoritos’ (indicado pelo ícone de estrela). Ao fazer isso, você já está pronto para começar a emitir nota fiscal MEI.
Como emitir nota fiscal MEI pelo portal do Governo Federal?
A emissão da NFS-e pelo sistema nacional é gratuita e leva poucos minutos. Antes de começar, tenha em mãos:
- CNPJ do MEI;
- Dados do cliente: CPF ou CNPJ, nome ou razão social e endereço;
- Descrição do serviço prestado, com o código de atividade correspondente;
- Valor cobrado pela operação;
- Data da prestação do serviço.
Com tudo separado, siga o passo a passo:
- Acesse o Portal Nacional da NFS-e e realize o acesso com a sua conta gov.br, certificado digital ou usuário cadastrado;
- Selecione a opção de emissão de NFS-e no menu principal e escolha entre os tipos de emissão (Completa ou Simplificada);
- Preencha os campos indicados com os dados do tomador do serviço (cliente);
- Descreva o serviço prestado e selecione o tipo de serviço realizado;
- Preencha o valor da operação e confira todas as informações;
- Confirme a emissão e faça o download do DANFSe para enviar ao cliente.
Vale frisar que, no caso da Emissão Simplificada, só é possível selecionar serviços que foram cadastrados previamente na seção ‘Favoritos’. Já na Emissão Completa, é possível escolher qualquer tipo de serviço, mesmo que não esteja incluído como favorito.
O portal também tem versão em aplicativo para celular, o que ajuda quem atende clientes fora de casa e precisa gerar o documento na hora. No entanto, para usar o aplicativo, é importante que o cadastro inicial tenha sido realizado no Emissor Web. Em caso de dúvidas, consulte o material disponibilizado pelo Governo Federal.
#DicaSantander: mantenha uma pasta digital em nuvem com todas as notas emitidas no ano. Esse histórico facilita muito o preenchimento da Declaração Anual do Simples Nacional.
Leia também: Como declarar Imposto de Renda sendo MEI
Como fazer a consulta da nota fiscal MEI?
A consulta da nota fiscal acontece no mesmo ambiente da emissão. Dentro do Portal Nacional da NFS-e, acesse a área de notas emitidas e utilize os filtros disponíveis por período, número da nota ou dados do cliente.
O sistema permite tanto visualizar todas as notas geradas pelo seu CNPJ, quanto baixar o DANFSe em PDF novamente, caso o cliente peça uma segunda via. Além disso, é possível acompanhar o valor total faturado, uma informação valiosa para monitorar o limite anual do MEI, e verificar a situação de cada documento (ativo ou cancelado).
Clientes também conseguem validar a autenticidade de uma nota recebida por meio da chave de acesso, o que traz segurança para as duas partes da negociação. Nesse caso, a consulta é feita pelo site de Consulta Pública da NFS-e.
É possível cancelar ou corrigir uma nota fiscal MEI?
Sim. Quando você identifica um erro logo após a emissão, o próprio portal oferece a opção de cancelamento, desde que respeitado o prazo definido pela legislação municipal aplicável à operação.
Para ajustes menores, como uma descrição incompleta, existe a possibilidade de emitir uma carta de correção eletrônica, que complementa a informação sem invalidar o documento original. Alterações em valor, dados do tomador ou natureza do serviço, porém, geralmente exigem cancelamento e nova emissão.
Se o prazo de cancelamento já tiver passado, a alternativa costuma ser a substituição da nota, funcionalidade disponível no sistema nacional. Vale conferir as regras específicas do seu município no próprio portal, já que alguns pontos permanecem sob competência local.
Organize o financeiro do seu negócio
Agora você sabe como emitir a nota fiscal MEI, em quais situações ela é obrigatória, quais dados precisa reunir e como consultar ou corrigir documentos já gerados. E isso vai gerar mais organização para o seu negócio.
Algo que combina bem com essa organização é separar as finanças pessoais das finanças do negócio. Ter uma conta exclusiva para o CNPJ deixa o controle de entradas e saídas mais claro e ajuda no acompanhamento do faturamento anual.
Quer dar esse próximo passo? Conheça a Conta MEI Santander e descubra as condições disponíveis para o seu negócio.
Fontes: Gov.br, Prefeitura SP, Sped Gov e MaisMEI