Você já parou para pensar como a Folha de Pagamento impacta o dia a dia de uma empresa?
Além de garantir que todos recebam seus salários corretamente, a Folha de Pagamento é peça-chave para o cumprimento das obrigações legais e para o bom relacionamento entre empresa e funcionário.
Neste artigo, você confere tudo o que precisa saber sobre o que é a Folha de Pagamento, como ela funciona, por que é tão importante e quais cuidados sua empresa deve ter para garantir que tudo seja feito da forma correta.
Boa leitura!
O que é Folha de Pagamento?
A Folha de Pagamento é o registro detalhado de todos os valores que a empresa paga aos seus funcionários em determinado período, mensalmente. Sua existência possibilita o cálculo e distribuição correta dos valores para os funcionários, isso inclui: salários, adicionais, benefícios, descontos e encargos trabalhistas, como INSS e FGTS.
Basicamente, é como se fosse um “extrato” de tudo o que o funcionário tem a receber e o que será descontado, auxiliando para que todas as obrigações legais sejam cumpridas de forma correta e transparente.
Por que a Folha de Pagamento é tão importante?
Além de ser uma obrigação legal, a Folha de Pagamento é uma ferramenta fundamental para a gestão financeira da empresa. Ela:
• Possibilita o cumprimento das leis trabalhistas e previdenciárias;
• Facilita o cálculo de impostos e encargos;
• Ajuda a manter a transparência com os funcionários;
• Serve como base para relatórios contábeis e fiscais;
• Ajuda a evitar problemas futuros com a Receita Federal e a Justiça do Trabalho.
Como é feita a Folha de Pagamento?
A Folha de Pagamento pode ser feita manualmente ou com o apoio de sistemas de gestão. Mas, na prática, isso pode ser complexo, especialmente para empresas que não têm um time de RH estruturado.
Pensando nisso, o Santander oferece soluções simples e completas que ajudam até mesmo os pequenos negócios a fazerem sua Folha de Pagamento de forma correta, segura e automatizada.
Além disso, sempre que possível, é fundamental contar com profissionais de contabilidade ou de recursos humanos capacitados que acompanhem as mudanças na legislação e garantam que tudo seja feito corretamente.
Qual é a diferença entre a Folha de Pagamento e o Holerite?
A principal diferença está no destinatário e nas funções. Enquanto a Folha de Pagamento serve para o controle interno e gestão da empresa quanto aos valores de remuneração de seus funcionários, o Holerite – também conhecido como contracheque – é o documento individual entregue a cada funcionário.
O Holerite comprova que o funcionário recebeu seu pagamento, detalhando os descontos, assim como os recebimentos brutos e líquidos.
Ou seja, ambos servem para controle. Enquanto a Folha de Pagamento corresponde ao controle interno da empresa de que todos os pagamentos foram realizados, o Holerite serve para controle do funcionário.
Leia também - O que é holerite: entenda todas as informações do documento
Por que pagar seus funcionários pela Folha de Pagamento e não por Pix?
Embora o Pix seja uma forma de pagamento rápida e prática, ele não substitui a obrigação legal de pagar os salários dos funcionários por meio da Folha de Pagamento.
Quando a empresa realiza o pagamento diretamente via Pix, sem o devido registro na folha, ela corre sérios riscos trabalhistas e fiscais, como:
- O pagamento pode ser interpretado como “por fora”, ou seja, fora dos registros oficiais;
- Não há garantia de recolhimento dos encargos obrigatórios, como INSS, FGTS e IRRF;
- Pode comprometer o acesso do funcionário à benefícios como: aposentadoria, auxílio-doença e seguro-desemprego;
- A empresa pode ser autuada em fiscalizações ou ser alvo de ações trabalhistas.
Assim, o correto é: calcular e registrar tudo na Folha de Pagamento e, se preferir, usar o Pix apenas como meio de transferência bancária, nunca como substituição do processo formal.
Empresas pequenas precisam de Folha de Pagamento?
A Folha de Pagamento é essencial para qualquer empresa, independente de porte e tamanho. Microempreendedores Individuais (MEI) que possuem funcionários registrados, também precisam da Folha de Pagamento.
O documento obrigatório por lei, além de ser um requisito legal, te ajudará no melhor controle dos pagamentos dos seus funcionários.
Por fim, a Folha de Pagamento não é apenas uma obrigação legal, mas uma peça-chave na gestão eficiente de pessoas e finanças dentro de uma empresa. Ela auxilia para que direitos sejam respeitados e que a empresa esteja em dia com suas obrigações fiscais e trabalhistas.
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